Polityka Prywatności - School ID

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników Serwisu dostępnego pod adresem https://system.clsdigital.pl („Strona”), w tym zasady zbierania, przechowywania oraz wykorzystywania danych osobowych. Użytkownikami („Użytkownicy”), którzy mogą za pośrednictwem Strony założyć indywidualne konto („Konto”), działających za pośrednictwem upoważnionych osób fizycznych, tj. Użytkowników następujących:

Placówki oświaty tj. instytucje działające na podstawie przepisów określających funkcjonowanie systemu oświaty, do której zastosowanie mają przepisy określające wykonywanie zawodu nauczyciela, upoważnione do wydawania legitymacji służbowych nauczyciela spełniająca wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 września 2006 r. w sprawie wzoru oraz trybu wystawiania legitymacji służbowej nauczyciela a także do wydawania e legitymacji szkolnych spełniających wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych,
Przedstawiciele tj. przedsiębiorcy, którzy w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zostali upoważnieni przez Placówkę do zawierania umów pomiędzy Wykonawcą a Placówką oświaty na zakup Legitymacji Służbowej Nauczyciela, Legitymacji Szkolnej, Hologramów,

Zasady świadczenia usług za pomocą Serwisu, w tym usługi Konta oraz innych funkcjonalności w ramach Konta, określa „Regulamin korzystania z Serwisu https://system.clsdigital.pl („Regulamin Serwisu”).

Informacje zawarte na Serwisie są sprawdzane pod kątem poprawności. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian.

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest:
CLS Digital Adam Biskupski, os. Kosmonautów 24/36, 61-642 Poznań, NIP: 9721071644 E-mail kontaktowy: biuro@clsdigital.pl

2. Dane osobowe zbierane przez Serwis

1. Dane osobowe Użytkowników Serwisu są zbierane i przetwarzane w zależności od sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z Serwisu.

2. Administrator danych osobowych może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

dane osobowe podane w formularzu przy rejestracji Konta i składaniu Zamówień, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; adres siedziby placówki [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP];
dane osobowe uzupełnione przez Użytkownika podczas korzystania z Konta, w szczególności: imię i nazwisko osoby upoważnionej; adres e-mail; adres siedziby placówki [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP];
dane osobowe niezbędne do złożenia Zamówienia, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres siedziby placówki [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP];
dane osobowe podane w celu korzystania z newslettera, chatu, infolinii, oraz przesyłane za pośrednictwem e-mail; czy przekazywane podczas składania reklamacji, skarg lub wniosków, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], numer rachunku bankowego;

3. Administrator pozyskuje informacje o danych osobowych w następujący sposób:

poprzez rejestrację Konta Użytkownika przez Użytkownika;
poprzez dobrowolną subskrypcję usługi newslettera;
poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail;
poprzez przesłanie reklamacji, wniosku, zapytania lub pisma o innym charakterze;
poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail przesłanej w związku z chęcią nawiązania współpracy;
poprzez zgłoszenie nielegalnych treści za pośrednictwem formularza kontaktowego;
poprzez skierowanie wiadomości poprzez Chat;
poprzez pliki cookies, piksele lub podobne technologie internetowe;
poprzez telefoniczny kontakt Klienta lub Osoby Odwiedzającej z Administratorem.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji celu, tj. do korzystania z Serwisu i zamawiania usług. Niepodanie danych może skutkować w niektórych przypadkach brakiem możliwości świadczenia przez CLS usług lub podjęcia innych działań.

4. Zbierane dane mogą obejmować także informacje techniczne dotyczące korzystania z Serwisu, takie jak adres IP, typ przeglądarki, urządzenie, z którego korzysta użytkownik, oraz pliki cookies.

3. Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) oraz na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Świadczenia usług w ramach Serwisu	Realizacja umowy zgodnie z regulaminem - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO lub dobrowolnie wyrażona zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
Zarządzanie Serwisem, zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury Serwisu oraz świadczonych usług, prowadzenie statystyk oraz poprawa i rozwój świadczonych usług	Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Udzielenie odpowiedzi osobie, która nawiązała kontakt z Administratorem poprzez formularz kontaktowy, telefonicznie lub pocztą tradycyjną.	Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Zapewnienie kontaktów niezbędnych do obsługi i realizacji umowy zawartej z Użytkownikiem (w tym sprzedaż i dostawa spersonalizowanych blankietów legitymacji oraz hologramów, wystawianie faktur vat)	Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Rozpatrywanie ewentualnych reklamacji lub zgłoszeń, a także ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.	Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą.	Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
Wysyłka pocztą elektroniczną treści marketingowych w postaci newslettera (zawierającego w szczególności informacje dotyczące firmy, nowych produktów, aktualnej oferty) lub treści marketingowych produktów i usług CLS	Dobrowolnie wyrażona zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Prowadzenie działań marketingu bezpośredniego zgodnie z wyrażonymi przez Użytkownika preferencjami dotyczącymi kanałów komunikacji.	Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4. Okres przechowywania danych

1. Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania, w związku z czym:

dane Użytkownika podane na potrzeby założenia i utrzymania Konta będą przetwarzane przez czas świadczenia usługi Konta (tj. do jego usunięcia) a także przez czas niezbędny do wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną.
Dane osobowe osób składających Zamówienie za pomocą Konta w tym dane osoby upoważnionej do złożenia Zamówienia w imieniu Placówki oświaty albo Przedstawiciela są przechowywane przez okres realizacji Zamówienia (do czasu jego dostarczenia do Zamawiającego), a następnie przez okres niezbędny do skutecznego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, który zazwyczaj wynosi 3 lub 6 lat, ale w określonych przez prawo sytuacjach może być krótszy albo dłuższy,
Dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu lub ustania tego interesu, np. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń,
Dane pozyskane w wyniku wniesienia reklamacji co do usługi świadczonej drogą elektroniczną są przetwarzane przez czas potrzebny do rozpoznania i powiadomienia o wyniku reklamacji.
Dane osobowe osób kontaktujących się z Administratorem za pomocą skrzynki kontaktowej umieszczonej na Stronie (o ile przesłane zapytanie nie stanowi reklamacji co do świadczonych przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną tudzież co do towarów będących przedmiotem Zamówienia) są przetwarzane przez okres niezbędny do ukończenia korespondencji w ramach przesłanego zapytania.
do czasu realizacji obowiązków prawnych, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumentacja dotyczy (w tym dowody zapłaty, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, faktury VAT).

2. Dane Użytkownika zbierane w związku z przeglądaniem Strony przez Użytkownika są przetwarzane § 7, jednak nie dłużej do czasu cofnięcia zgody przez Użytkownika lub wyczyszczenia zawartości plików cookies w przeglądarce z której usług Użytkownik korzysta.

5. Przekazywanie danych osobowych

Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane podmiotom trzecim, które pomagają w realizacji usług, w tym:

Firmom kurierskim i pocztowym w celu dostarczenia zamówienia,
Firmom obsługującym płatności elektroniczne,
Firmom świadczącym usługi hostingowe i IT.

Dane osobowe nie będą przekazywane do krajów spoza Unii Europejskiej.

6. Prawa Użytkowników

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz może żądać ich poprawiania, sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, oraz ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia swoich danych, a jeśli podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą – także do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie, co pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem ich przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

2. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje skarga do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

7. Pliki cookies

1. Serwis korzysta z plików cookies w celu zapewnienia funkcjonalności strony, analizy ruchu oraz świadczenia usług zgodnie z preferencjami użytkownika. Pliki cookies mogą być wykorzystywane do celów statystycznych, marketingowych oraz personalizacji treści.

2. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce poprzez zablokowanie lub usunięcie pliki cookies. W takim wypadku korzystanie z wszystkich funkcji witryny może okazać się utrudnione lub niemożliwe.

8. Środki bezpieczeństwa

Dane osobowe i inne dane o charakterze nieosobowym zgromadzone za pośrednictwem Strony, a także udostępnione przez osoby składające papierowe Zamówienia na Legitymacje Służbowe Nauczyciela, przechowywane są na bezpiecznym serwerze. Dostęp do danych ma upoważniony personel, przeszkolony z zakresu ochrony danych osobowych i zabezpieczeń systemu informatycznego, jak również zobowiązany do zachowania ścisłej poufności. Dane osobowe są przetwarzane z zachowaniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych zgodnych z wymaganiami określonymi w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Środki zabezpieczenia danych są dostosowane do wymagań RODO, które ma zastosowanie od 25 maja 2018 roku.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie. O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani.

10. Inspektor ochrony danych

Administrator danych osobowych nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

11. Reklamacje, pytania i wsparcie techniczne

W celu uzyskania informacji dotyczących świadczonych usług lub wsparcia technicznego dla Użytkowników, Użytkownik może wysłać zapytanie bezpośrednio na: e-mail: reklamacje@clsdigital.pl Zapytania Użytkowników, w tym reklamacje na działanie Strony, będą na bieżąco rozpatrywane. Odpowiedź na zapytanie (reklamację) zostanie przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres poczty elektronicznej podany w zapytaniu (reklamacji).