Regulamin serwisu

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjęto następujące definicje poniższych pojęć:

1. Wykonawca - CLS Digital Adam Biskupski, os. Kosmonautów 24/36, 61-642 Poznań, NIP: 9721071644, REGON: 300235053, która wykonuje Zamówienia złożone za pośrednictwem Serwisu. Kontakt z Usługodawcą możliwy jest także pod adresem e-mail: zamowienia@clsdigital.pl, telefonicznie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00 pod numerem telefonu 61 222 49 04 lub 61 222 49 03, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Opłata za połączenie jak w cenniku operatora;
2. Legitymacja Szkolna - oznacza będącą przedmiotem Zamówienia plastikową legitymację szkolną (e-legitymacja) spełniającą wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz. U. z 2023 r. poz. 1120), jak również spełniającą minimalne zabezpieczenia przed fałszerstwem określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 lipca 2022 r. w sprawie wykazu minimalnych zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem (Dz. U. z 2022 r. poz. 1456);
3. Legitymacja Służbowa Nauczyciela - oznacza będącą przedmiotem Zamówienia, legitymację służbową nauczyciela spełniającą wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 września 2006 r. (Dz. U. Nr 189, poz. 1393 z późn. zm.) w sprawie wzoru oraz trybu wystawiania legitymacji służbowej nauczyciela;
4. Dokument publiczny - dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i: wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego;
5. Hologram - oznacza będący przedmiotem Zamówienia hologram naklejka spełniająca wymogi formalne i techniczne określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz. U. z 2023 r. poz. 1120);
6. Produkty - dostępne w ramach Serwisu możliwe do zakupu akcesoria do legitymacji szkolnych, w szczególności smycze, etui, itp.;
7. Placówka oświaty - instytucja działająca na podstawie przepisów określających funkcjonowanie systemu oświaty;
8. Rejestracja - ogół czynności podejmowanych przez Zamawiającego zmierzających do założenia i obsługi Konta w systemie, składania Zamówień oraz zapoznania się i akceptacji Regulaminu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych;
9. Konto - wydzielona część Serwisu, stanowiąca indywidualny i niedostępny dla innych Zamawiających profil Placówki, utworzony w następstwie przeprowadzenia Rejestracji, za pomocą którego Zamawiający może korzystać z usług świadczonych drogą elektroniczną przez Zamawiający opisanych w Regulaminie – zabezpieczone loginem i hasłem.
10. Zamawiający - oznacza Placówkę oświaty uprawnioną do wydawania legitymacji szkolnej lub legitymacji służbowej nauczyciela korzystającą z usług oferowanych w ramach Serwisu, w tym usługi Konta;
11. Formularz Zamówienia – usługa dostępna w Serwisie, za pomocą której Zamawiający może dokonać zakupu blankietów Legitymacji, Hologramów i Produktów, w szczególności poprzez dodanie ich do elektronicznego koszyka oraz określenie warunków Umowy Sprzedaży, w tym sposobu dostawy i płatności.
12. Zamówienie – zgłoszenie zamiaru zawarcia umowy sprzedaży zamówienie złożone w formie elektronicznej z wykorzystaniem sieci Internet i funkcjonalności Serwisu w ramach utworzonego Konta w przedmiocie wykonania legitymacji szkolnych oraz zakupu hologramów i innych produktów lub legitymacji służbowych nauczyciela;
13. Oznaczenie indywidualne blankietu Legitymacji - naniesione przez producenta blankietu legitymacji, umieszczone na rewersie blankietu w prawej dolnej jego części, na które składają się dwie litery i siedem cyfr;
14. Dzień roboczy - jeden dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
15. Ustawa o dokumentach publicznych - ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1006 z późn. zm.).

2. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego System Zamawiania Legitymacji CLS Digital dostępnego pod adresem https://system.clsdigital.pl prowadzonego przez CLS Digital Adam Biskupski, os. Kosmonautów 24/36, 61-642 Poznań, NIP: 9721071644, zwanego dalej “Serwisem” stanowi podstawę zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

3. Zamawiający przed rozpoczęciem korzystania z usług świadczonych przez Serwis jest zobowiązany do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminem i jego akceptacji w procesie składania Zamówienia. Zaakceptowanie postanowień za-wartych w Regulaminie Serwisu stanowi warunek konieczny do korzystania z usług oferowanych przez Serwis.

4. Składanie Zamówień jest możliwe dopiero po uprzedniej akceptacji Regulaminu oraz Polityki Prywatności Serwisu.

5. Usługi świadczone są drogą elektroniczną zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

§ 2. Rejestracja i utworzenie Konta

1. Korzystanie z usług świadczonych w ramach Serwisu dostępne jest dla Placówek, które dokonały Rejestracji.

2. Rejestracja jest nieodpłatna.

3. Rejestracji Placówki dokonuje się za pośrednictwem strony internetowej https://system.clsdigital.pl, poprzez wypełnienie stosownych pól i podanie wymaganych danych, w tym danych osobowych osób upoważnionych do reprezentacji Placówki.

4. W następstwie dokonanej Rejestracji Wykonawca w tym samym dniu poddaje Konto weryfikacji:

1. W przypadku, gdy dane są błędne, dana Placówka już została zarejestrowana w systemie wcześniej lub nie udało się potwierdzić prawdziwości wpisanych danych, rejestracja zostaje odrzucona;
2. W przypadku, gdy dane są poprawne, zakładający Konto otrzymuje link do potwierdzenia Rejestracji i zdefiniowania własnego hasła dostępu.

5. Usługa Konta świadczona jest nieodpłatnie.

6. Jeden Zamawiający posługujący się tym samym adresem e-mail może utworzyć w Serwisie tylko jedno Konto.

7. Dostęp do Konta jest możliwy po wprowadzeniu przypisanego loginu oraz hasła. Hasło należy zachować w tajemnicy i chronić przed niepowołanym dostępem osób trzecich.

8. W każdym czasie Zamawiający może dokonać edycji danych podanych podczas Rejestracji. Zmiana danych może wymagać udokumentowania. W każdym czasie korzystając z funkcjonalności Konta Zamawiający może zmienić hasło oraz numer telefonu do kontaktu.

9. Wykonawca udostępnia możliwość usunięcia Konta w każdym czasie, poprzez przesłanie stosownego żądania do Wykonawcy za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres: zamowienia@clsdigital.pl z adresu Zamawiającego wskazanego na Koncie. Usunięcie konta wymaga potwierdzenia tożsamości.

10. Zamawiający zobowiązany jest podać Wykonawcy wyłącznie prawdziwe dane dotyczące placówki, osoby upoważnionej do reprezentowania Placówki oraz składania Zamówień, na podstawie których Wykonawca ocenia spełnianie przez Zamawiającego określonych Regulaminem warunków formalnych niezbędnych do świadczenia usług oraz do dokonywania zmian tych informacji wyłącznie w taki sposób, aby odzwierciedlały aktualny w danym momencie stan faktyczny.

§ 3. Realizacja umowy

1. Zamawiający składa Wykonawcy zamówienie w formie elektronicznej przy wykorzystaniu Serwisu online dostępnego pod adresem https://system.clsdigital.pl w ramach utworzonego przez Zamawiającego Konta poprzez wypełnienie formularza Zamówienia, określającego ilość zamawianych spersonalizowanych i/lub niespersonalizowanych blankietów legitymacji uczniowskich i/lub nauczycielskich i hologramów oraz rodzaj i ilość Produktów.

2. Złożenie Zamówienia jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Zamawiającego, że osoba składająca zamówienie posiada stosowne umocowanie do działania w imieniu Placówki oświaty umożliwiające tej osobie zaciąganie zobowiązań wynikających z przedmiotu Zamówienia na rzecz Placówki oświaty.

3. Złożenie zamówienia jest równoznaczne z akceptacją ceny oraz warunków realizacji Usługi.

4. Złożenie Zamówienia nie jest tożsame z przyjęciem Zamówienia do realizacji. Wykonawca w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania Zamówienia określi status Zamówienia poprzez wskazanie, czy Zamówienie zostało przyjęte do realizacji, anulowane lub czy zachodzi konieczność uzupełnienia braków w ramach złożonego Zamówienia.

5. Z chwilą potwierdzenia przyjęcia Zamówienia do realizacji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zostaje zawarta umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie świadczenia usług drogą elektroniczną.

6. Zamawiający zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych danych wymaganych do realizacji zamówienia, w tym danych osób, dla których przygotowywane są Legitymacje, zdjęć oraz informacji o okresie ważności hologramów.

7. Zamawiający zobowiązany jest każdorazowo przed złożeniem Zamówienia na własną odpowiedzialność sprawdzić prawidłowość danych w systemie informatycznym.

8. Serwis zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji zamówienia w przypadku niezgodności danych lub naruszenia Regulaminu.

9. Termin wykonania nie przekroczy 10 dni roboczych liczonych od momentu dodania kompletnego zamówienia do systemu.

10. Serwis dokłada wszelkich starań, aby zamówienia były realizowane w możliwie najkrótszym czasie, jednakże zastrzega sobie prawo do wydłużenia czasu realizacji w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Serwisu.

11. Zamówienie zostaje zrealizowane z chwilą odebrania go przez kuriera na adres wskazany w Zamówieniu, o czym Wykonawca poinformuje Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej - na adres e-mail podany przy Rejestracji Konta. W przypadku, gdy Zamawiający wybrał sposób dostarczenia Zamówienia w formie odbioru osobistego, Zamówienie zostaje zrealizowane z chwilą wezwania Zamawiającego do odbioru materiałów za pośrednictwem poczty elektronicznej - na adres e-mail podany przy Rejestracji.

12. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia na adres wskazany przez Zamawiającego wraz z fakturą VAT. W przypadku, gdy Zamawiający wybrał sposób dostarczenia Zamówienia w formie odbioru osobistego w siedzibie Wykonawcy przy ul. T. Kutrzeby 16G/135, 61-719 Poznań, Wykonawca wyda przedmiot zamówienia wraz z fakturą VAT na podstawie podania przez osobę upoważnioną do odbioru stosownego upoważnienia oraz numeru zamówienia.

13. Faktura VAT obejmująca wynagrodzenie za dostarczone blankiety lub/i hologramy stanowi jednocześnie protokół zdawczo-odbiorczy, wskazujący numer każdego przekazanego blankietu legitymacji, liczbę blankietów i hologramów.

14. Po przyjęciu przez Wykonawcę Zamówienia do realizacji, Zamawiający nie może dokonać zwiększenia ilości legitymacji do wykonania w ramach tego samego Zamówienia.

15. Zamawiający oświadcza, iż materiały wyprodukowane przez Wykonawcę nie zostaną wykorzystane do działań niezgodnych z prawem.

16. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania każdorazowych Zamówień zgodnie z zasadami sztuki drukarskiej, według najlepszej swojej wiedzy i według należytej w tej mierze staranności.

17. W przypadku, gdy Zamawiający zrezygnuje ze złożonego Zamówienia, Wykonawca obciąży go wynagrodzeniem za prace wykonane przez Wykonawcę do momentu złożenia przez Zamawiającego rezygnacji, według sporządzonej przez Wykonawcę wyceny.

§ 3. Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający zobowiązuje się do:

1. współpracy z Wykonawcą w trakcie realizacji umowy, a w szczególności udzielania wszelkich niezbędnych wyjaśnień i informacji dotyczących przedmiotu umowy,
2. prawidłowego przygotowania danych osobowych osób, dla których przygotowywane są legitymacje oraz prawidłowego wypełnienia formularza online dostępnego na stronie https://system.clsdigital.pl.
3. podania prawdziwych i aktualnych danych, które mają zostać umieszczone na blankietach legitymacji, zdjęcia oraz informacje o okresie ważności hologramów
4. sprawdzenia ilości oraz prawidłowości indywidualnych oznaczeń na legitymacjach z fakturą VAT, która jednocześnie stanowi protokół zdawczo-odbiorczy,
5. sprawdzenia prawidłowości wykonanego Zamówienia, w szczególności w zakresie poprawności umieszczonych na legitymacji wszelkich danych osobowych identyfikujących ucznia/nauczyciela, wizerunku osoby oraz nazwy placówki. Brak ustosunkowania się przez Zamawiającego we wskazanym terminie o których mowa w § 4 ust. 1, oznacza akceptację przez Zamawiającego Zamówienia bez zastrzeżeń.

2. Zamawiającemu, w toku korzystania z Serwisu nie wolno:

1. posługiwać się materiałami lub treściami o charakterze bezprawnym, w tym także naruszających prawa Wykonawcy lub osób trzecich, w szczególności zaś nie wolno umieszczać zdjęć zawierających wizerunek osób trzecich bez ich zgody lub w inny sposób naruszających ich prawa, w tym prawa autorskie, lub przetwarzać dane osobowe osób trzecich bez podstawy prawnej,
2. nadużywać środków komunikacji elektronicznej w sposób powodujący utratę stabilności pracy lub przeciążenie systemów teleinformatycznych bezpośrednio lub pośrednio zaangażowanych przy świadczeniu usług przez Wykonawcę.

3. Wykonawca zastrzega sobie prawo do zablokowania Konta Zamawiającego lub usunięcia zamieszczonych przez niego danych w Serwisie, jeżeli Zamawiający narusza Regulamin.

§ 4. Reklamacje

1. Zamawiający może zgłosić reklamację dotyczącą:

1. różnic w ilości dostarczonego towaru lub wskazanych na fakturze numerach blankietów – w terminie 3 dni roboczych od dostarczenia przedmiotu umowy;
2. błędów w wydruku na legitymacji - w terminie 3 miesięcy od dostarczenia przedmiotu umowy

2. Zamawiający zgłasza reklamację na adres email: reklamacje@clsdigital.pl, wskazując ilość zakwestionowanych blankietów i numery, skan dokumentu, w którym widnieje błąd, opis sytuacji oraz numer zamówienia.

3. Po upływie terminu, o którym mowa w § 4 ust. 1, Zamawiający traci wszelkie uprawnienia z tytułu rękojmi wyłącznie w zakresie, o którym mowa w § 4 ust. 1.

4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z podania przez Zamawiającego nieprawidłowych lub niekompletnych danych.

5. Wykonawca rozstrzyga zasadność reklamacji niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, o czym informuje Zamawiającego.

6. W przypadku uznania zasadności reklamacji, Wykonawca dokona wymiany zakwestionowanych blankietów legitymacji w terminie 10 dni roboczych, licząc od dnia poinformowania Zamawiającego o uznaniu reklamacji.

§ 5. Wynagrodzenie

1. Wynagrodzenie Wykonawcy ustalane jest na podstawie obowiązującego w chwili składania Zamówienia Cennika.

2. Koszty dostarczenia zamówienia ponosi Zamawiający.

3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury VAT.

4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień zaksięgowania kwoty wynagrodzenia na rachunku bankowym Wykonawcy.

§ 6. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Zamawiającego, osób go reprezentujących oraz osób, dla których przygotowywane są legitymacje jest CLS Digital Adam Biskupski, os. Kosmonautów 24/36, 61-642 Poznań, NIP: 9721071644

2. Dane osobowe Zamawiających są przetwarzane w celu realizacji zamówień zgodnie z Polityką Prywatności Serwisu.

3. Użytkownik ma prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia.

4. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji umowy, Wykonawca zgłosi ten fakt Zamawiającemu nie później niż w ciągu 24 godzin.

§ 7. Siła wyższa

1. Obowiązki stron mogą zostać zawieszone na czas działania Siły Wyższej, która obejmuje zdarzenia niezależne od stron, takie jak wojny, epidemie, klęski żywiołowe, strajki, embargo itp.

2. Strona dotknięta Siłą Wyższą nie będzie ponosiła odpowiedzialności za opóźnienia wynikłe z tego tytułu.

§ 8. Zachowanie poufności

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich danych handlowych, organizacyjnych, technicznych lub technologicznych uzyskanych w związku z realizacją umowy. Kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie materiałów dostępnych w Serwisie bez uprzedniej zgody jest zabronione.

2. Wszelkie materiały dostępne w Serwisie, w tym treści, grafiki, logotypy, są chronione prawem autorskim i stanowią własność CLS Digital Adam Biskupski, os. Kosmonautów 24/36, 61-642 Poznań, NIP: 9721071644 lub odpowiednich licencjodawców.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Wykonawca zastrzega możliwość czasowej niedostępności Serwisu lub niektórych jego funkcji w zakresie, w jakim jest to niezbędne do utrzymania prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w funkcjonowaniu Serwisu wynikające z przyczyn technicznych lub niezależnych od Wykonawcy.

3. Wykonawca nie odpowiada za jakiekolwiek szkody wynikające z niewłaściwego użytkowania Serwisu przez użytkowników.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie Serwisu.

2. Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany będą publikowane na stronie Serwisu i będą obowiązywać od dnia ich opublikowania.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

4. Wszelkie spory wynikające z korzystania z Serwisu będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny.